El correu electrònic, a causa de la gran quantitat d'avantatges respecte a les cartes en paper, fa temps que s'ha convertit en un dels principals tipus de comunicació. Tanmateix, com moltes altres innovacions tecnològiques, aquest tipus de comunicació té les seves pròpies regles. Malgrat que la comunicació a través del correu d'Internet s'ha convertit en una part integral de moltes àrees de la vida, la majoria dels usuaris no podran respondre a la pregunta de quins són els components d'un correu electrònic.
Estructura del correu electrònic des del punt de vista de l'usuari
Els missatges de correu electrònic són semblants i molt diferents de les cartes en paper que coneixen la generació anterior. Però independentment del servei de correu electrònic, l'estructura del correu electrònic és sempre la mateixa. Enumerem els components d'un correu electrònic i descrivim breument cadascun d'ells:
- Camp "A". Aquest camp conté l'adreça del destinatari. Si hi ha diversos destinataris, separeu-los amb un punt i coma.
- El camp "Assumpte". En molts serveis de correu, es considera obligatori. I serà més fàcil per als usuaris trobar la lletra si l'assumpte s'indica correctament.
- El cos de la carta. El cos del correu electrònic conté el text principal.
Components de correu electrònic ocults
Hem mirat l'estructura visible de la carta. Però, a més dels elements visibles a simple vista, els camps següents també es poden atribuir als components d'un correu electrònic:
- de qui (aquest camp s'emplena automàticament);
- còpia (a més del destinatari principal, s'envia una còpia de la carta a una altra persona);
- còpia oculta (s'utilitza si cal enviar una còpia de la carta sense informar al destinatari principal);
- arxius adjunts.
Components del correu electrònic des d'un punt de vista tècnic
Des d'un punt de vista tècnic, qualsevol correu electrònic també inclou els components següents:
- Capçaleres o, com també s'anomenen, sobres del protocol SMTP. Aquestes capçaleres es poden incloure o no al cos del correu electrònic. És a dir, és possible una situació quan el servidor de correu tingui més informació de la que s'indica al cos del missatge. La capçalera conté les adreces del remitent, els destinataris i l'adreça de l'amfitrió que envia.
- El missatge en si, que està en l'idioma dels protocols SMTPanomenat Dades. Al seu torn, es subdivideix en:
- capçalera de la carta: per analogia amb el correu en paper, conté dades sobre els servidors de correu pels quals va passar la carta i alguna altra informació;
- el cos de la carta: el text de la carta en si.
Estructura de correu electrònic per a la correspondència comercial
Si fins ara hem estat parlant de l'estructura d'un correu electrònic des d'un punt de vista tècnic, ara mirem els elements d'un correu electrònic ben escrit per a la correspondència comercial, perquè tota empresa que es precie intenta complir-la. amb estàndards de comunicació generalment acceptats.
Tot i que hi ha un gran nombre de classificacions diferents de missatges electrònics, es divideixen en dos grups segons l'estructura del disseny. El primer grup són les cartes de comunicació, s'utilitzen en el curs del treball. El segon són les cartes d'acord: missatges que resumeixen la reunió, indiquen els terminis per a la finalització de l'obra i altres aspectes importants per aclarir les actuacions requerides de cadascuna de les parts.
Enumerem els components de cada tipus de correu electrònic per separat.
Carta-comunicació
La seva estructura ha d'incloure:
- L'assumpte del correu electrònic. En aquest camp, el millor és indicar exactament què espereu de l'amfitrió, com ara acordar una hora de reunió, una llista de problemes a tenir en compte, etc.
- Salutacions. Fins i tot si està previst que la carta s'enviï a diverses persones,l'ètica de la comunicació empresarial implica la salutació obligatòria dels destinataris.
- Contingut del missatge. El text real del correu electrònic, que descriu la sol·licitud de la manera més específica possible.
- Signatura corporativa. Un punt que molta gent oblida. Una plantilla de signatura correctament redactada inclou el nom complet i la posició de l'autor, la seva informació de contacte (telèfon, enllaços al lloc web de l'empresa, correu electrònic, etc.). La signatura pot variar en funció de les normes i regulacions adoptades per l'organització.
- Camps "A" i "Cc". S'enumeren l'últim per un motiu: en omplir-los per darrer, exclouràs la possibilitat d'enviar un missatge sense acabar o no verificat.
Carta d'acord
Com s'ha dit anteriorment, aquest tipus de missatges electrònics serveixen per resumir els resultats de la reunió, indicar el pla d'acció de cada bàndol i fixar terminis. Aquestes cartes són una mena de "protocol" de reunions i us permeten estructurar la informació convenientment. Es construeix una carta d'aquest tipus segons el pla:
- Salutacions. Si el nombre de participants a la reunió resumit a la carta era petit, podeu enumerar tothom pel seu nom o utilitzar un tipus de salutació generalitzat.
- Repetiu l'objectiu de la reunió, els resultats de la qual es resumeixen a la carta.
- Llista de temes que es van tractar durant la reunió. Per a cada tema s'indiquen els acords, decisions i terminis d'execució.
- Llista de problemes que no requereixen una resolució urgent, però que no s'han de passar per alt.
- Aclarir l'opinió dels participants de la reunió: es té tot en compte?
- Signatura de la plantilla.
