La majoria dels usuaris normals treballen amb el correu electrònic directament al lloc. La funcionalitat que ofereix és suficient per crear i rebre correus electrònics. Però, què passa si necessiteu enviar la mateixa carta a un gran nombre de persones, heu d'enviar un missatge determinat en un moment concret, continuar enviant cartes sense la participació d'una persona mentre està de vacances a la platja? En aquests casos, tot tipus de programes i serveis d'enviament automàtic arriben al rescat. Es diferencien en funcionalitats, de pagament/gratis, característiques de la feina i molts altres factors, però el que els uneix és que no necessiten la presència constant d'una persona per treballar. Els correus electrònics es poden enviar les 24 hores del dia amb diferents intervals ajustables.
Per què necessitem butlletins informatius?
L'opinió que el lloc web és l'eina de màrqueting principal i més eficaç està lluny de la realitat. La majoria dels compradors d'un producte o servei en un solvisitar una pàgina web encara no està preparat per prendre una decisió de compra. Els motius poden ser diferents, i no en darrer lloc és l'oblit banal. Els clients simplement no recorden haver vist alguna cosa que els va cridar l'atenció. Alguns compradors potencials s'han de recordar repetidament d'ells mateixos fins que finalment facin una compra. I el correu electrònic enviat automàticament serveix com a recordatori.
Possibilitats de clients i serveis de correu electrònic
Hi ha molts programes i serveis per a l'enviament automàtic de correspondència, tant de pagament com gratuït. La seva funcionalitat no es limita a enviar cartes sense intervenció humana, les seves capacitats són molt més àmplies:
- Abans de l'enviament massiu, l'eficàcia de les cartes es pot provar en un grup d'usuaris seleccionat estudiant les estadístiques d'enviament i lliurament d'aquestes cartes, l'activitat dels clients després de rebre-les.
- Els serveis us permeten actualitzar regularment la llista de subscriptors processant missatges de servei sobre errors de lliurament. Així, els recursos del sistema no es malgasten en enviaments inútils a adreces que ja no existeixen.
- Les dades estadístiques sobre els clics als enllaços als correus electrònics ajudaran a avaluar l'efectivitat d'una campanya publicitària.
- La tecnologia integrada per determinar la ubicació dels subscriptors us permetrà seleccionar cartes per enviar-les segons la geografia.
- La base per enviar cartes es pot reposar de diverses maneres automàtiques, per exemple, escanejantllocs al web.
Les respostes automàtiques a les cartes també estan configurades. Això serà útil, per exemple, en sortir. Es pot informar a la persona que l'ha redactat que s'ha rebut la carta, però la resposta serà quan torni al cap d'un temps. Si hi ha hagut un canvi a l'adreça de correu electrònic, és molt fàcil rebre el correu enviat a l'adreça antiga; només cal que configureu el reenviament. Però, com informar a tots els que escriuen que l'adreça antiga ja no és rellevant i que la propera vegada és millor escriure directament a una altra? I l'escriptura automàtica us ajudarà.
Aquests programes solen tenir plantilles de lletres típiques que es poden modificar fàcilment per adaptar-se a les vostres necessitats. Gràcies a tot això, l'enviament automàtic us permet promocionar béns i serveis amb el mínim temps i diners invertits en publicitat, processament i anàlisi de correspondència.
Enviar què?
Les cartes més populars són les salutacions (per exemple, després de registrar-se al recurs) i la gratitud (per exemple, per una comanda perfecta o per una cooperació a llarg termini amb una empresa).
Les salutacions són les cartes més llegides. La gent està acostumada a veure'ls, la majoria els obren a la recerca d'alguna informació útil o interessant.
Les cartes d'agraïment poden contenir informació sobre la comanda, el mètode de lliurament, diverses promocions i descomptes per als clients habituals. Tot això atrau la gent, i aquestes cartes, per regla general, també es llegeixen o, almenys, es miren casualment.
Escriptura automàticaoferir productes relacionats amb els que una persona ha comprat, o en els quals estava interessada. Les cartes us permetran felicitar, per exemple, un feliç aniversari, fent una oferta avantatjosa individual.
Per treballar amb problemes complexos dels clients, és clar, ja es necessitaran especialistes. Però els problemes més senzills, gràcies a les cartes automàtiques, es poden resoldre durant tot el dia i diàriament quan els usuaris els necessiten.
Entre tota la varietat de programes i serveis, el programa Outlook de Microsoft és ben conegut, de manera que els mètodes per crear llistes de correu, respostes automàtiques i reenviar certes cartes a altres adreces es consideraran amb el seu exemple.
Butlletí
Per enviar una carta a un gran grup de persones, no cal afegir-los manualment a la llista de correu cada vegada. Per fer-ho, podeu crear una llista de correu. A la pestanya "principal" del programa, heu de seleccionar l'element "crear un grup de contactes", després especificar un nom per a aquest grup i afegir-hi membres. La llista de participants i el nom del grup, si cal, s'editen o s'eliminen completament. El mateix contacte es pot incloure en un nombre arbitràriament gran de grups d'usuaris als quals es realitzarà un correu automàtic. Això estalvia molt de temps.
Escriptura automàtica: com fer-ho
De vegades és necessari enviar una carta automàtica en una hora estrictament definida, i en absència del propi remitent a l'ordinador. L'enviament automàtic de correus electrònics a Outlook us permet fer-ho. Hauries d'escriure una carta normaladjunteu-hi els fitxers que vulgueu, especifiqueu els destinataris o la llista de correu i després aneu a la secció del menú "opcions". Més enllà, en aquesta secció, se selecciona l'element "entrega tardana" i després - "no lliurar fins". Aleshores es configuren tots els paràmetres necessaris, inclosa la data i l'hora d'enviament de la carta, la presència o absència de notificacions d'entrega i lectura, etc.
Després d'especificar totes les dades necessàries, envieu un correu electrònic. Es desarà a la carpeta de cartes enviades, però en realitat anirà al destinatari només el dia i l'hora especificats. És important que en aquest moment l'ordinador estigui encès, el programa s'està executant en ell i també hi hagi connexió a Internet. Si aquestes condicions no es van crear en el moment adequat, l'enviament automàtic de cartes es produirà en el moment en què finalment es compleixin. No és gaire convenient, però no hi pots fer res.
Reenvia automàticament els correus electrònics d'Outlook
Hi ha dues maneres d'enviar cartes del primer destinatari a altres: reenviament i redirecció. Les cartes reenviades es distingeixen per la presència de l'abreviatura FW a l'assumpte, i el destinatari veu des de quina adreça s'ha enviat originalment la carta i des d'on se li va reenviar posteriorment. El destinatari no nota la redirecció, veu que la carta l'ha enviat el primer remitent.
Control de reenviament
Podeu configurar el reenviament de tots els missatges o bé crear regles que regulen què i quan s'ha de reenviar. En aquest cas, els missatges reenviats s'emmagatzemen a la carpeta"Safata d'entrada". El programa analitza la carta enviada i, si compleix les condicions especificades a les normes, realitza l'acció especificada per aquesta regla. Això pot ser no només el reenviament automàtic de cartes o una resposta a elles, sinó també el desplaçament a una carpeta específica, és a dir, ordenar, suprimir, etc.
Per crear regles per processar la correspondència entrant, heu de seleccionar l'element "regles" a la pestanya principal del programa. A més, al menú "Gestiona regles i alertes", els algorismes per processar les cartes rebudes ja estan configurats directament.
Reenviar Denegació
Alguns correus electrònics no es poden reenviar; això passa quan el remitent ha col·locat protecció al correu que envia, impedint que el destinatari comparteixi aquesta informació amb ningú més. Aquesta restricció només l'elimina el remitent, el destinatari no podrà fer-ho de cap manera.
També a les empreses, l'administrador del sistema pot establir les seves pròpies regles que restringeixen o prohibeixen l'enviament complet de cartes fora de la xarxa de l'empresa, i de vegades fins i tot dins d'ella. Això es fa per protegir la informació corporativa.
Respostes automàtiques
Si el destinatari està absent a causa d'un viatge de negocis, vacances, mal altia o per qualsevol altre motiu, es poden configurar respostes automàtiques a les cartes. Si el correu es troba en un servei de correu corporatiu, també podeu crear respostes diferents a les cartes que provenen d' altres empleats de l'empresa i a les rebudes de fora.
Per habilitar aquesta funció, al menú del programa a la secció "fitxer", seleccioneu l'element "respostes automàtiques", on heu de seleccionar "envia respostes automàtiques". En aquest apartat s'escriu el text de les cartes, i s'indica el període durant el qual s'enviaran aquestes respostes. Si l'usuari està en línia abans que finalitzi aquest període, se li demanarà que desactivi la funció.
Durant el període de validesa de les respostes automàtiques, podeu establir regles de processament de correu, per exemple, per reenviar-les a altres empleats de l'empresa que puguin resoldre problemes que hagin sorgit, etc.
Hi ha disponible ajuda detallada al programa, així com consells sobre eines per evitar errors habituals quan es treballa amb ell.
